Drive Logger

Benutzerhandbuch

iOS App · Version 2025

1. Einführung

Drive Logger ist eine umfassende Fahrtenbuch-App für das iPhone. Sie ermöglicht es Ihnen, berufliche und private Fahrten zu protokollieren, Kosten zu erfassen und Ihr Fahrtenbuch als PDF oder CSV zu exportieren — ideal für die Steuererklärung, Fuhrparkverwaltung oder persönliche Aufzeichnungen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Fahrten mit bis zu 10 Wegpunkten erfassen
• Mehrere Fahrzeuge mit Fotos verwalten
• Orte und Kategorien frei definieren
• Tank- und sonstige Kosten pro Fahrt erfassen
• Belege scannen und Kostenfelder automatisch ausfüllen Pro
• Fahrtenbuch als PDF oder CSV exportieren Pro
• ELSTER-kompatibler Export für die Steuererklärung Pro
• Backup & Wiederherstellung über iCloud, Dropbox oder Google Drive Pro
• Daten durchsuchen und filtern Pro

2. Erste Schritte

Beim ersten Start von Drive Logger erscheint der Einrichtungsassistent. Er führt Sie in vier Schritten durch die Grundlagen:

1. Fahrzeug anlegen — Erstellen Sie mindestens ein Fahrzeug (Name, Kennzeichen, Startkilometerstand).
2. Fahrt starten — Legen Sie Ihre erste Fahrt an und ordnen Sie ein Fahrzeug und eine Kategorie zu.
3. Wegpunkt erfassen — Erfassen Sie den ersten Halt oder das Ziel Ihrer Fahrt.
4. Export ausprobieren — Öffnen Sie den Export-Bereich und sehen Sie die verfügbaren Ausgabeformate.

Sie können diese Schritte direkt im Assistenten ausführen oder mit Weiter überspringen. Der Assistent wird nur einmal angezeigt; danach öffnet die App direkt die Hauptansicht.

Navigation in der App

Die App verwendet eine Tab-Leiste am unteren Bildschirmrand mit fünf Bereichen:

3. Übersicht

Der Übersicht-Tab ist Ihr Dashboard. Er zeigt:

• Kreisdiagramme — Aufschlüsselung Ihrer Fahrten nach Kategorie und nach Fahrzeug (wird angezeigt, wenn Sie mehr als ein Fahrzeug haben). Jedes Diagramm zeigt die Gesamtkilometer in der Mitte und eine farbcodierte Legende darunter.
• Zusammenfassung — Gesamtanzahl der Fahrten, gesamte Tankkosten und Anzahl gescannter Belege.
• Letzte Fahrten — Die aktuellsten Fahrten mit Route, Datum, Entfernung und Kategorie.

Schnellaktionen in der Übersicht

• Wenn keine Fahrt aktiv ist, tippen Sie auf den „+“-Button unten rechts, um eine neue Fahrt zu erstellen.
• Wenn eine Fahrt aktiv ist, wechselt der Button zu einem Wegpunkt-Symbol. Tippen Sie darauf, um einen Wegpunkt zur aktiven Fahrt hinzuzufügen.

4. Fahrzeuge verwalten

Wechseln Sie zum Tab Fahrzeuge, um alle Ihre Fahrzeuge zu sehen. Jedes Fahrzeug wird als Karte mit Foto (oder Platzhalter-Symbol), Name, Kennzeichen, Anzahl der Fahrten und Gesamtkilometern angezeigt.

Fahrzeug hinzufügen

1. Tippen Sie auf den „+“-Button oben rechts.
2. Füllen Sie die Details aus:
   • Bild — Tippen Sie, um ein Foto aufzunehmen oder aus der Bibliothek auszuwählen.
   • Name — Ein aussagekräftiger Name (z. B. „Firmenwagen“). Pflichtfeld.
   • Kennzeichen — Das amtliche Kennzeichen Ihres Fahrzeugs.
   • Startkilometer — Der Kilometerstand zu Beginn der Nutzung mit Drive Logger.
3. Tippen Sie auf Sichern.

Fahrzeug bearbeiten

Tippen Sie auf eine Fahrzeugkarte, um den Editor zu öffnen. Sie können alle Felder ändern und die Statistiken (Gesamtkilometer, Anzahl Fahrten) einsehen.

Fahrzeug löschen

Wischen Sie auf einer Fahrzeugkarte nach links und tippen Sie auf Löschen. Ein Fahrzeug kann nur gelöscht werden, wenn ihm keine Fahrten zugeordnet sind.

5. Orte verwalten

Wechseln Sie zum Tab Orte, um alle gespeicherten Orte zu sehen. Jeder Ort zeigt Name, vollständige Adresse, Anzahl der Besuche und einen grünen Indikator, wenn GPS-Koordinaten vorhanden sind.

Ort hinzufügen

1. Tippen Sie auf den „+“-Button oben rechts.
2. Füllen Sie die Details aus:
   • Name — Ein aussagekräftiger Name (z. B. „Büro“). Pflichtfeld.
   • Straße, Postleitzahl, Stadt — Adressangaben.
3. Unter Position können Sie:
   • Auf Karte anzeigen — Die Adresse wird geokodiert und auf der Karte markiert.
   • Aktuelle Position — GPS-Position verwenden und Adressfelder automatisch ausfüllen.
4. Tippen Sie auf Sichern. Wenn noch keine Koordinaten gesetzt sind, wird die Adresse automatisch im Hintergrund geokodiert.

Orte auf der Karte anzeigen

Tippen Sie auf das Karten-Symbol in der oberen Werkzeugleiste, um eine Vollbildkarte mit allen Orten als Stecknadeln zu öffnen. Sie können zwischen Karte, Satellit und Verkehr umschalten. Tippen auf eine Stecknadel zeigt Name und Adresse des Ortes.

Ort löschen

Wischen Sie auf einem Ort nach links und tippen Sie auf Löschen. Ein Ort kann nur gelöscht werden, wenn er in keinem Wegpunkt verwendet wird.

6. Kategorien verwalten

Kategorien helfen Ihnen, Ihre Fahrten zu klassifizieren (z. B. „Geschäftlich“, „Privat“, „Arbeitsweg“).

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kategorien.
2. Tippen Sie auf „+“, um eine neue Kategorie zu erstellen, oder auf eine vorhandene, um sie zu bearbeiten.
3. Jede Kategorie zeigt Anzahl der Fahrten und Gesamtkilometer an.

Kategorien können nur gelöscht werden, wenn ihnen keine Fahrten zugeordnet sind.

7. Fahrten erfassen

Neue Fahrt anlegen

1. Gehen Sie zum Tab Fahrten und tippen Sie auf den „+“-Button, oder verwenden Sie den Schnellzugriff in der Übersicht.
2. Im Fahrt-Editor füllen Sie folgende Felder aus:
   • Zweck — Optionale Beschreibung des Fahrtanlasses (z. B. „Kundenbesuch“).
   • Fahrzeug — Tippen Sie, um ein Fahrzeug aus einer Chip-Auswahl zu wählen.
   • Kategorie — Tippen Sie, um eine Kategorie aus einer Chip-Auswahl zu wählen.
3. Die Fahrt wird im Status aktiv (nicht abgeschlossen) angelegt. Wegpunkte können Sie während der Fahrt hinzufügen.
4. Tippen Sie auf Sichern.

Fahrtstatus und Sperrung

Hinweis auf Privatfahrt

Wenn Sie eine neue nicht-private Fahrt speichern, deren erster Wegpunkt einen höheren Kilometerstand als der letzte bekannte Wert des Fahrzeugs aufweist, erkennt die App eine Lücke und bietet an, automatisch eine Privatfahrt einzufügen, um die fehlenden Kilometer abzudecken.

Fahrt löschen

Wischen Sie auf einer Fahrt nach links und tippen Sie auf Löschen. Nur nicht gesperrte Fahrten können gelöscht werden. Eine kurze Rückgängig-Meldung erscheint am unteren Bildschirmrand, mit der Sie die Löschung widerrufen können.

8. Wegpunkte hinzufügen

Wegpunkte sind die einzelnen Stationen einer Fahrt. Jede Fahrt kann bis zu 10 Wegpunkte enthalten.

Wegpunkt hinzufügen

1. Öffnen Sie eine Fahrt im Editor.
2. Im Abschnitt Wegpunkte tippen Sie auf Wegpunkt hinzufügen.
3. Im Wegpunkt-Editor:
   • Ort — Wählen Sie einen vorhandenen Ort aus, erstellen Sie einen neuen oder tippen Sie auf Aktuelle Position, um Ihren GPS-Standort zu verwenden.
   • Datum & Zeit — Voreinstellung ist das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit.
   • Kilometerstand — Wird mit dem letzten bekannten Kilometerstand des Fahrzeugs vorausgefüllt. Die App berechnet die Fahrstrecke vom vorherigen Wegpunkt über Apple Maps und addiert sie automatisch.
4. Tippen Sie auf Sichern.

Routenkarte

Sobald eine Fahrt zwei oder mehr Wegpunkte mit gültigen Koordinaten hat, erscheint im Fahrt-Editor ein Abschnitt Route mit einer Karte der Fahrstrecke. Die Wegpunkte sind farblich markiert:

• • Grün — Start
• • Orange — Zwischenhalt
• • Rot — Ziel

9. Kosten erfassen

Erfassen Sie Tankkosten, Mautgebühren, Parkgebühren, Wartungskosten und sonstige Ausgaben für jede Fahrt.

Kosten zu einer Fahrt hinzufügen

1. Öffnen Sie eine Fahrt im Editor.
2. Im Abschnitt Kosten tippen Sie auf Kosten hinzufügen.
3. Füllen Sie die Felder aus:
   • Kostenart — Tanken, Strom, Parkgebühr, Maut, Wartung oder Sonstiges.
   • Betrag — Die Kosten in Ihrer Landeswährung.
   • Liter / kWh — Wird bei Tanken und Strom angezeigt.
   • Datum und Kilometerstand.
4. Tippen Sie auf Sichern.

Belege scannen Pro

Fotografieren Sie einen Beleg — die App erkennt automatisch Betrag, Datum und Tankmengen mittels geräteinterner Texterkennung. Erkannte Werte erscheinen grün markiert und werden automatisch in die entsprechenden Felder übernommen.

Kosten ohne Fahrtzuordnung

Sie können Kosten auch ohne direkte Zuordnung zu einer Fahrt erfassen. Die App versucht automatisch, die Kosten anhand des Datums der passendsten Fahrt zuzuordnen. Sie sehen den Grund der automatischen Zuordnung und können diese über Fahrt ändern manuell anpassen. Falls keine passende Fahrt existiert, werden die Kosten zwischengespeichert und später automatisch zugeordnet.

10. Schnellleiste für aktive Fahrten

Wenn eine Fahrt aktiv (nicht abgeschlossen) ist, erscheint am unteren Bildschirmrand eine Schnellleiste mit dem Fahrzeugnamen und der aktuellen Route sowie folgenden Aktions-Buttons:

11. Suchen und Filtern Pro

Fahrten filtern

Im Tab Fahrten tippen Sie auf das Filter-Symbol, um die Filteroptionen zu öffnen:

• Zeitraum — Aktivieren und Start-/Enddatum festlegen.
• Fahrzeug — Nach einem bestimmten Fahrzeug filtern.
• Kategorie — Nach einer bestimmten Kategorie filtern.
• Status — Alle, nur aktive oder nur abgeschlossene.
• Sperrstatus — Alle, nur gesperrte oder nur nicht gesperrte.

Über die Suchleiste oben in der Fahrtenliste können Sie nach Ortsname, Fahrzeug oder Kategorie suchen.

Fahrzeuge & Orte filtern

Auch die Tabs Fahrzeuge und Orte bieten Filter- und Suchfunktionen, um bestimmte Einträge schnell zu finden.

12. Fahrtenbuch exportieren Pro

1. Im Tab Fahrten tippen Sie auf das Export-Symbol (Quadrat mit Pfeil) in der Werkzeugleiste.
2. Im Export-Bildschirm:
   • Jahre auswählen — Tippen Sie auf eine oder mehrere Jahres-Kacheln. Verwenden Sie „Alle auswählen“, um alles einzuschließen.
   • Format wählen:
     • PDF — Ein druckfertiges Fahrtenbuch mit Fahrtdetails und Zusammenfassungstabellen.
     • CSV — Eine kommaseparierte Datei, kompatibel mit Excel, Numbers usw.
     • ELSTER (PDF) — Ein steuerkonformes Format für ELSTER-Einreichungen.
3. Tippen Sie auf Exportieren.
4. Wählen Sie, wie die Datei geteilt werden soll:
   • Speichern — Im App-Ordner, iCloud, Dropbox oder Google Drive.
   • Per E-Mail senden — Hängt die Datei(en) an eine neue E-Mail an.

13. Backup und Wiederherstellung Pro

Gehen Sie zu Einstellungen → Backup.

Backup erstellen

Sie können Ihre gesamte Datenbank sichern auf:

• iCloud — Die Datei wird im iCloud-Container der App gespeichert.
• Dropbox — Verbinden Sie zunächst Ihr Dropbox-Konto, dann tippen Sie auf „Backup zu Dropbox“.
• Google Drive — Verbinden Sie zunächst Ihr Google-Konto, dann tippen Sie auf „Backup zu Google Drive“.

Backup wiederherstellen

1. Im Abschnitt Backups wiederherstellen wählen Sie die Quelle (iCloud, Dropbox oder Google Drive).
2. Verfügbare Backups werden mit Name und Datum aufgelistet.
3. Tippen Sie auf ein Backup, um es wiederherzustellen. Bestätigen Sie im Dialog.

14. ELSTER-Integration Pro

Verfügbar, wenn die Region des Geräts auf Deutschland eingestellt und Drive Logger Pro aktiv ist.

Steuerliche Klassifizierung

Beim Bearbeiten einer Fahrt erscheint ein Abschnitt ELSTER, in dem Sie folgende Angaben machen können:

• Fahrtart — Privat, geschäftlich oder Arbeitsweg.
• Geschäftspartner (Kontakt) — Aus den Gerätekontakten auswählen oder manuell eingeben.
• Geschäftspartner — Freitextfeld.

ELSTER-Export

1. Öffnen Sie den Export-Bildschirm und wählen Sie ein oder mehrere Jahre.
2. Wählen Sie ELSTER (PDF) als Format.
3. Optional: Tippen Sie auf ELSTER-Felder zuordnen, um die Feldzuordnung zu prüfen oder anzupassen.
4. Exportieren Sie wie gewohnt.

15. Einstellungen

Der Tab Einstellungen bietet Zugriff auf:

• Kategorien — Ihre Fahrtkategorien verwalten.
• Backup — Daten sichern und wiederherstellen.
• Alle Daten löschen — Entfernt unwiderruflich alle Fahrten, Fahrzeuge, Kategorien und Orte. Vor der Löschung wird ein Bestätigungsdialog angezeigt.
• Version — Zeigt die aktuelle App-Version an.

16. Drive Logger Pro

Drive Logger Pro ist ein einmaliger In-App-Kauf, der erweiterte Funktionen freischaltet:

Sie können Drive Logger Pro kaufen oder einen früheren Kauf wiederherstellen über: den Einrichtungsassistenten, den Export-Bildschirm, den Backup-Bildschirm oder den Kosten-Editor.